UPI Toscana – Unione Province d’Italia Toscana – rappresenta le province della Toscana e supporta gli enti associati dal punto di vista tecnico e politico-istituzionale. Il suo ruolo è facilitare il coordinamento tra le Province nelle funzioni chiave: edilizia scolastica, viabilità, pianificazione territoriale, protezione civile e tutela ambientale. In questo senso, UPI Toscana agisce come un centro di competenze che aiuta le amministrazioni provinciali a rispondere in modo unitario e innovativo alle sfide del territorio.
Negli ultimi anni la Pubblica Amministrazione si è trovata di fronte a due sfide sempre più rilevanti: da un lato la crescente esposizione alle minacce informatiche, dall’altro la necessità di trasformare l’Intelligenza Artificiale da concetto astratto a vero “partner operativo” per migliorare l’efficienza dei servizi ai cittadini.
Affrontare questa trasformazione non è semplice per una singola amministrazione. L’innovazione evolve rapidamente e diventa difficile mantenere internamente competenze aggiornate. In particolare mancavano percorsi formativi verticali, costruiti sulle procedure amministrative specifiche (come appalti o ambiente), e l’accesso a infrastrutture tecnologiche sicure: gli strumenti di IA pubblici non garantivano infatti il livello di riservatezza necessario per i flussi documentali della PA.
È in questo contesto che UPI Toscana ha incontrato Tuscany X.0, lo European Digital Innovation Hub che supporta imprese e pubbliche amministrazioni nella trasformazione digitale. A convincere l’ente è stata soprattutto la possibilità di accedere a un ecosistema completo di servizi che permette di “testare prima di investire”, con una copertura del 100% dei costi grazie ai finanziamenti PNRR e Digital Europe.
Il percorso con Tuscany X.0
Con Tuscany X.0 UPI Toscana ha attivato un percorso di Formazione e Training & Skills attraverso i Contamination Experience Labs.
Il programma ha previsto un percorso “Planned Focused Long” sull’Intelligenza Artificiale e un modulo dedicato alla Cybersecurity. Accanto alla formazione, l’ente ha potuto lavorare alla co-progettazione di soluzioni concrete, utilizzando tecnologie avanzate di IA privata.
Il supporto di Tuscany X.0 ha incluso la mappatura dei processi reali di diverse aree amministrative – tra cui ambiente, appalti e polizia provinciale – sessioni di tutoring e l’accesso a piattaforme sicure come ReQurv Private AI per le esercitazioni pratiche.
Grazie a questo percorso, l’idea di “AI” ha iniziato a trasformarsi in un progetto concreto: un sistema capace di consultare e comprendere automaticamente la documentazione amministrativa, fornendo risposte rapide e pertinenti agli operatori pubblici.
Come sottolinea il direttore di UPI Toscana Ruben Cheli, Tuscany X.0 ha svolto un ruolo fondamentale anche nell’orientare l’ente tra aspetti tecnologici, normativi e organizzativi, fungendo da ponte tra il mondo della ricerca e le esigenze operative della Pubblica Amministrazione.
I risultati e l’impatto
Il primo cambiamento è stato culturale. I dipendenti hanno acquisito maggiore consapevolezza nell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale, imparando a utilizzare prompt avanzati in modo etico e sicuro.
Allo stesso tempo sono state gettate le basi per un sistema privato di intelligenza artificiale condiviso tra le province toscane, in grado di consultare automaticamente il patrimonio documentale degli enti – delibere, determine, regolamenti, contratti, bandi, bilanci e altri atti amministrativi – e fornire risposte immediate agli operatori pubblici e, in parte, anche ai cittadini.
Il percorso ha già prodotto risultati concreti:
- 42 ore di formazione dedicate all’Intelligenza Artificiale
- 18 ore sulla Cybersecurity e sulla direttiva NIS2
L’obiettivo finale è la realizzazione di un RAG regionale condiviso tra Comuni, Province e Regione, un’infrastruttura di conoscenza capace di semplificare il lavoro degli enti, migliorare la trasparenza e favorire la collaborazione istituzionale.
Progetti come questo contribuiscono a rendere la Pubblica Amministrazione più efficiente, più resiliente agli attacchi informatici e sempre più data-driven, valorizzando la conoscenza interna e riducendo i tempi di risposta ai cittadini.
Guardando al futuro
Una parola per descrivere l’esperienza con Tuscany X.0? Connessione: tecnologica tra i dati e istituzionale tra le Province.
Il consiglio di Ruben Cheli alle amministrazioni che stanno valutando un percorso di innovazione è semplice: non aspettare. Innovare nella Pubblica Amministrazione non significa stravolgere tutto in un giorno, ma iniziare a mappare i processi, formare le persone e avviare progetti pilota concreti.
Perché innovare oggi significa smettere di gestire “carte” e iniziare a governare “conoscenza”.
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English version
UPI Toscana and Tuscany X.0: Artificial Intelligence at the Service of the Provinces
UPI Toscana – the regional branch of the Union of Italian Provinces – represents the provinces of Tuscany and provides technical and political-institutional support to its member authorities. Its role is to facilitate coordination among provinces in key areas such as school infrastructure, road management, territorial planning, civil protection, and environmental protection. In this sense, UPI Toscana acts as a competence center that helps provincial administrations respond to territorial challenges in a coordinated and innovative way.
In recent years, Public Administration has faced two increasingly important challenges: on the one hand, growing exposure to cyber threats, and on the other, the need to transform Artificial Intelligence from an abstract concept into a true “operational partner” capable of improving the efficiency of services provided to citizens.
Addressing this transformation is not easy for a single administration. Innovation evolves rapidly, making it difficult to keep internal skills constantly up to date. In particular, there was a lack of specialized training paths tailored to specific administrative procedures (such as procurement or environmental management), as well as access to secure technological infrastructures. Public AI tools did not guarantee the level of confidentiality required for the document flows managed by public administrations.
It was in this context that UPI Toscana encountered Tuscany X.0, the European Digital Innovation Hub that supports companies and public administrations in their digital transformation journey. What convinced the organization to engage was above all the possibility of accessing a complete ecosystem of services that allows institutions to “test before investing”, with 100% cost coverage thanks to funding from Italy’s National Recovery and Resilience Plan (PNRR) and the Digital Europe Programme.
The journey with Tuscany X.0
With Tuscany X.0, UPI Toscana launched a Training and Skills Development pathway through the Contamination Experience Labs.
The program included a “Planned Focused Long” training track on Artificial Intelligence and a dedicated module on Cybersecurity. Alongside classroom training, the organization also worked on the co-design of practical solutions using advanced private AI technologies.
Support from Tuscany X.0 included the mapping of real processes across several administrative areas – including environment, procurement, and provincial police – tutoring sessions, and access to secure platforms such as ReQurv Private AI for practical exercises.
Thanks to this pathway, the concept of “AI” began to evolve into a concrete project: a system capable of automatically consulting and understanding administrative documentation and providing quick and relevant answers to questions from public sector staff.
As Director Ruben Cheli points out, Tuscany X.0 also played a key role in guiding the organization through technological, regulatory, and organizational aspects, acting as a bridge between the world of research and the operational needs of Public Administration.
Results and impact
The first major change was cultural. Employees gained greater awareness of how to use Artificial Intelligence, learning to write advanced prompts in an ethical and secure way.
At the same time, the foundations were laid for a private artificial intelligence system shared among Tuscan provinces, capable of automatically consulting the documentary assets of public bodies – resolutions, administrative acts, regulations, contracts, calls for tenders, financial reports, and other official documents – and providing immediate answers to public operators and, in part, to citizens as well.
The project has already produced concrete results:
- 42 hours of training dedicated to Artificial Intelligence
- 18 hours of training on Cybersecurity and the NIS2 Directive
The ultimate goal is to develop a regional RAG (Retrieval-Augmented Generation) system shared among municipalities, provinces, and the regional administration—a knowledge infrastructure designed to simplify the work of public bodies, improve transparency, and foster institutional collaboration.
Projects like this help make Public Administration more efficient, more resilient to cyber threats, and increasingly data-driven, enhancing internal knowledge and reducing response times for citizens.
Looking ahead
One word to describe the experience with Tuscany X.0? Connection: technological, between data, and institutional, among the provinces.
Ruben Cheli’s advice to administrations considering an innovation journey is simple: do not wait. Innovating in Public Administration does not mean overturning everything overnight, but starting to map processes, train people, and launch concrete pilot projects.
Because innovating today means stopping the management of “paper” and starting to govern “knowledge.”